求職者支援訓練の受講体験談その4です。今回は受講申込書を郵送するときの手順について。
前回の記事はこちら。
受講申込書の郵送方法
受講申込書は、求職者支援訓練の申込みを行なったあと、ハローワークで計3回の面談を実施した後に交付される以下の書面。
- 受講申込書・様式C-1第1面
- 受講申込書・様式C-1第2面
- 受講申込書・様式C-1第3面
訓練に応募する場合は、募集広告記載の締切日までにこの受講申込書を訓練校へ郵送する必要があります。しかしハローワークがやってくれるのは申込書の作成・発行まで。送付手続きは応募者自身が行わなくてはなりません。
封筒は角2
求職者支援訓練の受講申込書（様式C-1第1面および第2・第3面）はいずれもA4なので、郵送用の封筒は折らずに入る角2（かくに）を用意します。色は白でも茶色でも、なんならパステルでもかまいません。紙質も自由。訓練の募集広告に何も書いてなければ、返信用封筒の同封は不要。
私は100円ショップセリアのクラフト封筒、角形2号の6枚入りを使いました。
ソフトクリアホルダー
受講申込書を郵送するときは、折れ・破れ防止のため書面一式をソフトクリアホルダーに挟んでから封筒に入れます。ハードタイプは郵送中に封筒を突き破る可能性があるので、避けた方が無難。
これはセリアで購入したソフトクリアフォルダー。薄型エンボス加工の15枚入り。
宛名の書き方
封筒に宛名を書くときは、手書き、印字、ラベル、どの方法でもかまいません。
私はiPhoneのMicrosoft Wordアプリでラベルを自作し、コンビニのネットプリントで普通紙にカラー印刷したものを使用。作成手順は、Wordアプリを起動→表を挿入してサイズ変更→宛名を入力→文字色・文字サイズ変更→拡張子docxで保存。なぜこんな面倒なことをしてるかというと、Wordアプリは差し込み印刷未対応だからです。
作り方はこちらから
iPhoneのWordアプリで宛名ラベルを作る
自作ラベルサンプル
ネットプリントで印刷したもの
ラベルサイズは、幅86×高さ42ミリ。フォントサイズは宛名11、住所その他は10.5。文字色は受講申込書在中だけ文字色赤、その他は黒。印刷したラベルをカットし、糊付けして角2封筒に貼れば完成。
撮影し忘れたのでイメージ画
送付状
送付状の有無は自由ですが、ビジネスマナーにうるさい訓練校もあるので同封推奨。以下、送付状のサンプルです。コピペしてお使いください。
送付状サンプル
令和○年○月○日
株式会社フクオカ
オープンカレッジ福岡校 御中
〒123-4567
福岡県福岡市博多区1-1-1
連絡先:090-xxxx-xxxx
訓練 ハナコ
受講申込書の送付について
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
求職者支援訓練の受講申込書を下記の通りお送り致しますので、ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
【送付書類】
・受講申込書 2枚
以上
・日付……受講申込書の郵送日
・宛名……求職者支援訓練チラシの「担当者」欄が1人なら「○○様」、複数人なら「御中」にする
【例1】担当者：安藤なら「○○校 安藤様」
【例2】担当者：安藤、井上、植村なら「○○校 御中」
・自署……郵便番号、住所、電話番号、氏名の順で記載
・本文……拝啓〜敬具までコピペでOK。
・記……受講申込書は2枚（様式C-1 第1面、様式C-1 第2面＋第3面）なので、ここもコピペでOK。
選考担当者へ事前連絡
送付書面の準備ができたら、郵便局行く前に訓練校の選考担当者へ「今日、受講申込書を送ってもいいですか？」と電話で事前連絡を入れます。会話の流れは概ねこんな感じ。
自分：訓練応募者
担当：訓練校の選考担当者
（コール音）
担当：はい
自分：恐れ入ります。○月開講予定の求職者支援訓練に応募させて頂く訓練ハナコと申します。受講申込書送付の件で、ご連絡させて頂きました。○○科（訓練科目名）のご担当様はいらっしゃいますか？
担当：はい。このまま私が承ります
自分：ありがとうございます。ハローワーク○○（管轄のハローワーク名）で受講申込書を作成して頂いたのですが、こちら本日お送りしてもよろしいでしょうか？
担当：はい、問題ありません。よろしくお願いします。申込書が届きましたら、改めて選考日時に関するご連絡を差し上げます。念のため、お名前とお電話番号を教えて頂けますか？
自分：はい。名前は訓練ハナコ、電話番号は090-xxxx-xxxxです
担当：ありがとうございます。では後日、弊社からご連絡差し上げますので、お待ちください。
自分：はい。お手数ですが、書面がお手元に届きましたら、ご確認よろしくお願い致します
担当：はい。ご丁寧にありがとうございました
自分：とんでもございません。失礼致します
「事前連絡があると受講申込書が届く日にちが予想できるので非常に助かります」と、これはハローワーク職業訓練説明会に来ていた訓練校担当者の弁。面接会場や人員の手配があるので、早ければ早いほどいいと。
特定記録郵便で送る
訓練担当者に事前連絡を入れたら、送付書面を最寄りの郵便局へ持っていきます。そして郵便窓口に封筒を提出し、郵便局員に「特定記録郵便でお願いします」と伝えます。
特定記録郵便は、その名の通り郵便物の送付記録ができる有料サービス。普通郵便だと不達や紛失が起こったときルートを追跡できないので、履歴が残る特定記録郵便で送る方が安心。訓練校担当者の受領印が必要な速達は、先方に迷惑がかかるのでやめましょう。
特定記録 | 日本郵便株式会社
https://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/tokutei_kiroku/index.html
郵便局員に封筒を渡すと、その場で重さを量り、必要額の切手を貼ってくれます。そして特定記録郵便の領収書に記載するため、封筒表の宛名をスキャンします。切手代と特定記録郵便料金で、送料は計280円。これがそのときの領収書。
【送料の目安】
・受講申込書2枚、送付状1枚、ソフトクリアファイル1枚……切手代120円
・特定記録郵便料金……160円
訓練校に受講申込書が届くと、選考担当者が内容を確認。その後、電話で選考面接の日時、開催場所、持ち物などを通達してくれます。
ここまでやったら、あとは選考面接開催日を待つだけ。面接後、訓練校から「選考結果通知書（求職者支援訓練に基づく職業訓練）」という書面が届き、合格すれば訓練受講決定となります。
選考結果通知書
次回は、訓練合格後にハローワークで行なう就職支援計画書の交付手続きについて。