インターネットの通信障害や速度低下を管理会社に報告するメールテンプレート

コピペOKのメールテンプレートアイキャッチ

インターネット対応マンション(以下、インターネット対応物件)に入居しているとき、ネットが突然繋がらなくなった、あるいはネット速度が急激に低下したといったトラブルが発生することがあります。こんなときはマンションの管理会社にメールを送り、早急に対応してもらうが吉。管理会社に送信する「ネット接続不可」および「ネット速度低下」、「復旧の通知」に使えるメールテンプレートを作成しましたので、よろしければ適宜変更を加えてお使いください。

なお、インターネット対応物件で発生したネット通信障害の原因切り分け方法は、以下記事にまとめています。ご参考まで。

インターネットに繋がらなくなる原因と切り分け(マンションの場合)

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機器の故障や回線障害でネットに接続できないとき

まずは、マンションに設置しているルーターの故障、あるいは回線に障害が発生し、突然インターネットに接続できなくなったとき。

株式会社○○(※ここに管理会社名) ご担当者様お世話になっております。〇〇(※ここに入居しているマンション名、号室まで書くこと)に入居している○○(※自分の氏名)と申します。

○月○日○時~○時、インターネットの通信障害が発生し、自宅のパソコン及びタブレットで一切のネット接続ができなくなりました。ネットを使用したメール確認やデータ納品ができず、当方の仕事にも支障が出ているため早急に対処していただきたく思います。

お忙しい中恐縮ですが、ご対応よろしくお願い申し上げます。

インターネット対応マンションの場合、ネットに接続できなくなったら他入居者も管理会社に連絡を入れると思います。しかし、「誰かが連絡してるだろう」と人任せにせず、スマホのモバイル回線(3G・4G)を使用して自分も管理会社へ連絡を入れるようにしましょう。ネット接続不可になったとき、私はいつも電話じゃなくメールを使うようにしています。その方が正確に状況を伝えることができるからです。

ネット接続不可になった後、管理会社に電話しても繋がらない場合

インターネットに接続できなくなったので管理会社へその旨を報告したい、しかし管理会社に電話しても一向に繋がらない。そんなときはこのテンプレ。

株式会社○○(※ここに管理会社名) ご担当者様

お世話になっております。

〇〇(※ここに入居しているマンション名、号室まで書くこと)に入居している○○(※自分の氏名)と申します。

○月○日○時~○時、インターネットの通信障害が発生し、自宅のパソコン及びスマートフォンで一切のネット接続ができなくなりました。

通信障害の件で○月○日早朝より、御社の管理部門(※ここに電話番号)に何度も電話をしましたが一向に繋がらず、仕方なくNTTに電話をして回線を調べてもらったところ「NTTの回線に問題はみられない」とのことでした。その直後、仲介業者の株式会社○○にも電話をしましたが「対応不可」との返答。同日○時○分にはネット回線が一時復旧しましたが、○時頃から再び通信障害が発生しております。

ネットを使用したメール確認やデータ納品ができず、当方の仕事にも支障が出ているため早急に対処していただきたく思います。お忙しい中恐縮ですが、ご対応よろしくお願い申し上げます。

管理会社へ電話が繋がらない間、NTTやプロバイダ、仲介業者などに電話したならその旨も書いておきましょう。ネットに繋がらない原因がマンションに設置されているルータ故障だった場合、復旧作業後にネットが接続・切断を繰り返すケースがあります。自室のネット回線がどのような状態か、管理会社にメールで報告するさいはできるだけ詳細に書いておいてください。

回線工事や障害直後、ネット速度が著しく低下したとき

管理会社がマンションの回線を変えたり、他者に乗り換えたり、機器を交換した後、インターネット速度が著しく低下することがあります。そんなときは、以下テンプレを使って管理会社に連絡を入れましょう。

お世話になっております。

〇〇(※ここに入居しているマンション名、号室まで書くこと)に入居している○○(※自分の氏名)と申します。

○月○日のネット回線工事以降、当部屋のネット回線速度が著しく低下している件でご連絡差し上げました。

○○日以前は時間帯関係なく常に安定した速度が出ていたのですが、○○日の工事以降、○時~○時の間は毎日ネット回線速度が急激に低下し、下り速度が1Mbps程度しか出ず、スマートフォンの4G回線より遅くなっています。GmailやAmazonはもちろん、Googleさえ開けない状態です。正直、このままではネットが使い物になりません。

ネットを使用したメール確認やデータ納品ができず、当方の仕事にも支障が出ているため早急に対処していただきたく思います。

どうにかして、回線を以前のものに戻していただくことはできませんか?それが難しければ、夜間でも安定した速度が出るような処置を取っていただけませんでしょうか。お忙しい中恐縮ですが、何卒ご対応頂きますようお願い申し上げます。

「ネットが繋がらない!速度が遅いのでなんとかして!」と文句をつけるのではなく、ネット速度はどのくらいまで低下しているのか、どのサイトが開けてどのサイトは開けないのか、ネット速度の低下で自分にどのような支障が出ているのか、具体的かつ詳細に書くのがコツ。

管理会社は自社の債務不履行によるネット速度低下の場合でも、入居者からの損害賠償請求対策で「業者の責任」と虚偽の説明をすることがあります。なので、「現在の速度は○○まで低下している」と具体的な数値を提示することで「自分はネット関係に詳しいですよ。御社が嘘をついたらすぐに分かりますよ」と、やんわり牽制しておくことも必要です。

もし、仕事の都合で日中に電話が取れない場合は、文末に以下の文言を加えておくと良いでしょう。

※仕事の都合で日中、電話を取ることができません。ご返事等いだだける場合は下記メールアドレスまでお願いいたします。○○ ○○(※自分の氏名)

ここに返信先のメールアドレスを記載

管理会社にネット復旧の通知およびお礼をする場合

ネット普及工事後、業者から管理会社に工事完了の連絡がいくようになっています。しかしネット接続が安定し問題なく利用できるようになったら一応、管理会社にお礼メールを送信しておいたほうが良いでしょう。なぜなら、こうした細やかな気遣いは入居者の心象を良くするからです。

株式会社○○(※ここに管理会社名) ご担当者様

お世話になっております。

〇〇(※ここに入居しているマンション名、号室まで書くこと)に入居している○○(※自分の氏名)と申します。

○月○日~○月○日までインターネットが繋がらない状態が続き、本日明朝、電話にて早期対応をお願いしておりましたが、さきほど無事復旧いたしました。お忙しい中、迅速にご対応いただき誠にありがとうございました。

管理会社担当者も人間ですし、その物件に住む以上、長い付き合いになります。たとえどんなにイライラしてもクレーマーのようにギャアギャア騒ぎ立てず、冷静に対処して印象を損ねないようにしましょう。

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